{"id":1387,"date":"2026-07-24T14:27:57","date_gmt":"2026-07-24T12:27:57","guid":{"rendered":"https:\/\/nouvelhorizonconseil.com\/?p=1387"},"modified":"2026-07-24T14:31:39","modified_gmt":"2026-07-24T12:31:39","slug":"combien-de-temps-conserver-les-donnees-personnelles","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/nouvelhorizonconseil.com\/?p=1387","title":{"rendered":"Combien de temps conserver les donn\u00e9es personnelles ?"},"content":{"rendered":"

\"tempsVous conservez tout, \u00ab au cas o\u00f9 \u00bb. C\u2019est le r\u00e9flexe de la plupart des entreprises, et c\u2019est pr\u00e9cis\u00e9ment ce que le RGPD interdit.<\/span><\/p>\r\n

La question revient dans chaque audit que nous menons. Combien de temps a-t-on le droit de conserver les donn\u00e9es d\u2019un client, d\u2019un prospect, d\u2019un candidat recal\u00e9, d\u2019un salari\u00e9 parti depuis un certain temps ? La r\u00e9ponse d\u00e9\u00e7oit, parce qu\u2019elle n\u2019est pas unique. Le r\u00e8glement ne fixe aucune dur\u00e9e chiffr\u00e9e. Il pose un principe, la limitation de la conservation, et vous laisse le traduire en d\u00e9lais concrets, traitement par traitement. Cette logique suppose une cartographie pr\u00e9alable de vos activit\u00e9s, ce que formalise le <\/span>registre des traitements<\/span><\/a>. Toutefois, des textes l\u00e9gaux d\u00e9terminent les dur\u00e9es de conservation et\/ou peuvent vous aider dans cette d\u00e9termination.<\/span><\/p>\r\n

Cet article couvre les 2 angles morts des autres ressources sur le sujet : les dur\u00e9es de r\u00e9f\u00e9rence par cat\u00e9gorie de donn\u00e9es, et la m\u00e9thode pour fixer un d\u00e9lai quand aucun texte ne le pr\u00e9voit. C\u2019est ce second point qui fait la diff\u00e9rence en contr\u00f4le.<\/span><\/p>\r\n

Ce que dit vraiment le RGPD sur la dur\u00e9e de conservation<\/b><\/h2>\r\n

L\u2019article 5 du RGPD \u00e9nonce le principe de limitation de la conservation. Les donn\u00e9es ne doivent pas \u00eatre conserv\u00e9es \u00ab sous une forme permettant l\u2019identification des personnes concern\u00e9es pendant une dur\u00e9e n\u2019exc\u00e9dant pas celle n\u00e9cessaire au regard des finalit\u00e9s pour lesquelles elles sont trait\u00e9es \u00bb.<\/span><\/p>\r\n

Autrement dit, une donn\u00e9e n\u2019a pas de dur\u00e9e de vie propre sauf si cette derni\u00e8re est d\u00e9termin\u00e9e par un texte l\u00e9gal. Elle a une dur\u00e9e d\u2019utilit\u00e9. Tant qu\u2019elle sert la finalit\u00e9 qui a justifi\u00e9 sa collecte, vous pouvez la garder. Une fois cette finalit\u00e9 atteinte, la conservation devient un risque qui ne se limite pas \u00e0 un contr\u00f4le CNIL mais qui doit \u00eatre abord\u00e9 de fa\u00e7on g\u00e9n\u00e9rale et au regard des enjeux cyber. Chaque donn\u00e9e conserv\u00e9e sans n\u00e9cessit\u00e9 \u00e9largit la surface expos\u00e9e en cas d\u2019intrusion, ce qui rend un <\/span>diagnostic de conformit\u00e9<\/span><\/a> utile bien avant qu\u2019un contr\u00f4le ne se profile.<\/span><\/p>\r\n

Aucun chiffre dans le texte, et c\u2019est d\u00e9lib\u00e9r\u00e9. Une facture, un CV, une adresse e-mail de prospect et un dossier m\u00e9dical n\u2019ob\u00e9issent pas \u00e0 la m\u00eame logique. La <\/span>CNIL<\/span><\/a> le formule sans d\u00e9tour : \u00e0 d\u00e9faut de dur\u00e9e impos\u00e9e par un texte l\u00e9gal, il revient au responsable de traitement de la fixer lui-m\u00eame en fonction de l\u2019utilit\u00e9 de la donn\u00e9e au regard du but poursuivi. Vous d\u00e9cidez du d\u00e9lai. Vous devez aussi savoir le justifier.<\/span><\/p>\r\n

Les 3 phases du cycle de vie d\u2019une donn\u00e9e<\/b><\/h2>\r\n

Un point structurant que beaucoup d\u2019entreprises ignorent, et qui leur co\u00fbte cher en cas de contr\u00f4le. Une donn\u00e9e ne passe pas de \u00ab active \u00bb \u00e0 \u00ab supprim\u00e9e \u00bb d\u2019un seul geste. Elle traverse potentiellement 3 phases, et c\u2019est la grille de lecture que la CNIL applique syst\u00e9matiquement.<\/span><\/p>\r\n

    \r\n\t
  1. La base active. <\/b>La phase d\u2019usage courant. Les donn\u00e9es sont accessibles aux \u00e9quipes qui en ont besoin au quotidien : commerciaux, marketing, RH, comptabilit\u00e9. La dur\u00e9e correspond au temps n\u00e9cessaire pour atteindre l\u2019objectif du traitement. Les donn\u00e9es d\u2019un candidat non retenu, par exemple, sont conserv\u00e9es 2 ans maximum par le service des ressources humaines.<\/span><\/li>\r\n\t
  2. L\u2019archivage interm\u00e9diaire. <\/b>Les donn\u00e9es ne servent plus l\u2019objectif initial, mais vous devez les conserver pour une autre raison : une obligation l\u00e9gale, ou la d\u00e9fense d\u2019un droit en cas de litige. Les donn\u00e9es de facturation se conservent dix ans au titre du Code de commerce, m\u00eame quand la personne n\u2019est plus cliente. Point capital, l\u2019acc\u00e8s doit \u00eatre restreint. Vos commerciaux n\u2019ont plus \u00e0 voir ces donn\u00e9es depuis leur interface habituelle. Le passage de la base active \u00e0 l\u2019archivage impose de r\u00e9server la consultation aux seules personnes sp\u00e9cialement habilit\u00e9es. La s\u00e9paration peut \u00eatre physique, sur un serveur distinct, ou logique, par une restriction des droits d\u2019acc\u00e8s.<\/span><\/li>\r\n\t
  3. L\u2019archivage d\u00e9finitif. <\/b>Conservation sans limitation de dur\u00e9e, r\u00e9serv\u00e9e aux fins archivistiques d\u2019int\u00e9r\u00eat public. Cette phase concerne pour l\u2019essentiel le secteur public soumis au code du patrimoine. La plupart des entreprises priv\u00e9es n\u2019y touchent jamais.<\/span><\/li>\r\n<\/ol>\r\n

    Cette distinction n\u2019a rien de th\u00e9orique. Confondre base active et archivage interm\u00e9diaire, laisser un dossier clos accessible \u00e0 toute une \u00e9quipe, figure parmi les manquements les plus souvent relev\u00e9s en contr\u00f4le. Le <\/span>guide pratique des dur\u00e9es de conservation de la CNIL<\/span><\/a> d\u00e9taille cette m\u00e9canique des 3 phases pour qui veut creuser.<\/span><\/p>\r\n

    Les dur\u00e9es de conservation par cat\u00e9gorie de donn\u00e9es<\/b><\/h2>\r\n

    Voici les rep\u00e8res que vous cherchez. Ils s\u2019appuient sur les r\u00e9f\u00e9rentiels de la CNIL et les textes l\u00e9gaux fran\u00e7ais en vigueur. Une r\u00e8gle domine tout le tableau : une dur\u00e9e l\u00e9gale plus longue prime toujours sur une simple recommandation.<\/span><\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
    \r\n

    Cat\u00e9gorie de donn\u00e9es<\/b><\/p>\r\n<\/th>\r\n

    		\r\n

    Base active<\/b><\/p>\r\n<\/th>\r\n

    		\r\n

    Archivage interm\u00e9diaire<\/b><\/p>\r\n<\/th>\r\n

    		\r\n

    Fondement<\/b><\/p>\r\n<\/th>\r\n<\/tr>\r\n<\/thead>\r\n

    \r\n

    Prospect non client<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    3 ans apr\u00e8s le dernier contact<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Selon prescription<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    R\u00e9f\u00e9rentiel CNIL gestion commerciale<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Client (prospection)<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Dur\u00e9e de la relation + 3 ans<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Selon obligation l\u00e9gale<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    R\u00e9f\u00e9rentiel CNIL<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Factures, documents comptables<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Dur\u00e9e de la relation<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    10 ans apr\u00e8s cl\u00f4ture de l\u2019exercice<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Code de commerce, art. L123-22<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Documents fiscaux<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		<\/td>\r\n\r\n

    6 ans<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Livre des proc\u00e9dures fiscales, art. L102 B<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Bulletin de paie (double employeur)<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Dur\u00e9e du contrat<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    5 ans<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Code du travail, art. L3243-4<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Candidat non retenu<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    2 ans apr\u00e8s le dernier contact<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		<\/td>\r\n\r\n

    Recommandation CNIL<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Contrat de travail<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Dur\u00e9e du contrat<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    5 ans apr\u00e8s la fin<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Code civil, art. 2224<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Registre unique du personnel<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		<\/td>\r\n\r\n

    5 ans apr\u00e8s le d\u00e9part du salari\u00e9<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Code du travail, art. R1221-26<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Cotisations sociales<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		<\/td>\r\n\r\n

    3 ans<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Code de la s\u00e9curit\u00e9 sociale, art. L244-3<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Contentieux (vis\u00e9e probatoire)<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		<\/td>\r\n\r\n

    Dur\u00e9e de la prescription, souvent 5 ans<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Code civil, art. 2224<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Cookies et traceurs<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Consentement valable 13 mois max<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		<\/td>\r\n\r\n

    Recommandation CNIL 2020<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n

    \r\n

    Dossier m\u00e9dical (\u00e9tablissement de sant\u00e9)<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		<\/td>\r\n\r\n

    20 ans apr\u00e8s le dernier s\u00e9jour<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n

    		\r\n

    Code de la sant\u00e9 publique, art. R1112-7<\/span><\/p>\r\n<\/td>\r\n<\/tr>\r\n<\/tbody>\r\n<\/table>\r\n

     <\/p>\r\n

    Le bulletin de paie m\u00e9rite une pr\u00e9cision, parce qu\u2019il pi\u00e8ge beaucoup d\u2019employeurs. Deux circuits coexistent et sont \u00e0 distinguer en fonction du support du document (papier ou coffre fort num\u00e9rique). C\u00f4t\u00e9 employeur, vous conservez un double du support papier 5 ans pour r\u00e9pondre \u00e0 vos obligations l\u00e9gales. Pour les bulletins \u00e9lectroniques cinquante ans, ou jusqu\u2019au 75 ans du collaborateur, pour la reconstitution de sa carri\u00e8re. 2 obligations distinctes, 2 dur\u00e9es, \u00e0 ne pas confondre. L\u2019article <\/span>L123-22 du Code de commerce<\/span><\/a> et le portail <\/span>Service-Public<\/span><\/a> recensent l\u2019ensemble de ces d\u00e9lais l\u00e9gaux, code par code.<\/span><\/p>\r\n

    Sur les prospects maintenant, le d\u00e9lai le plus mal appliqu\u00e9 de tous. Le compteur de 3 ans d\u00e9marre au dernier contact \u00e9manant de la personne, pas au dernier email que vous, vous lui avez envoy\u00e9. Et la CNIL est claire sur ce qui compte. La simple ouverture d\u2019un courriel ne vaut pas contact du prospect. Une r\u00e9ponse, une demande de documentation, un clic sur un lien du message : oui. Une ouverture passive : non. Beaucoup d\u2019entreprises croient r\u00e9armer le d\u00e9lai \u00e0 chaque campagne d\u2019e-mailing. Elles se trompent, et c\u2019est exactement ce que la CNIL sanctionne en mati\u00e8re de <\/span>prospection commerciale et RGPD<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\r\n

    Pour traduire ces dur\u00e9es dans votre outil commercial, purge automatique et archivage compris, nous d\u00e9taillons les points de contr\u00f4le dans notre article sur le <\/span>CRM conforme aux exigences du RGPD<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\r\n

    Comment fixer une dur\u00e9e quand aucun texte ne la pr\u00e9voit ?<\/b><\/h2>\r\n

    Le c\u0153ur du sujet, et paradoxalement ce que la plupart des guides survolent. Que faites-vous face \u00e0 un traitement pour lequel ni la loi ni un r\u00e9f\u00e9rentiel CNIL ne donne de d\u00e9lai ? Vous ne devinez pas. Vous raisonnez, et vous gardez la trace de ce raisonnement.<\/span><\/p>\r\n

    La m\u00e9thode tient en 3 questions, dans cet ordre.<\/span><\/p>\r\n

      \r\n\t
    1. Existe-t-il une obligation l\u00e9gale ? <\/b>Un texte impose-t-il une dur\u00e9e minimale ? Comptabilit\u00e9, paie, fiscalit\u00e9, sant\u00e9, la plupart des documents lourds sont couverts. Si oui, la dur\u00e9e est fix\u00e9e, vous citez l\u2019article et le code dans votre registre. Rien \u00e0 arbitrer.<\/span><\/li>\r\n\t
    2. La CNIL a-t-elle publi\u00e9 un r\u00e9f\u00e9rentiel ? <\/b>L\u2019autorit\u00e9 a produit des d\u00e9lib\u00e9rations sectorielles pour la prospection, les RH, la sant\u00e9, la banque, la vid\u00e9osurveillance. Appliquer le r\u00e9f\u00e9rentiel applicable et le mentionner dans votre registre vous place en terrain solide. C\u2019est la source la plus protectrice, parce qu\u2019elle vaut pr\u00e9somption de conformit\u00e9. Le <\/span>r\u00e9f\u00e9rentiel relatif \u00e0 la gestion commerciale<\/span><\/a> couvre \u00e0 lui seul la majorit\u00e9 des traitements clients et prospects d\u2019une PME.<\/span><\/li>\r\n\t
    3. Aucun des deux ? L\u2019analyse au cas par cas. <\/b>Vous fixez la dur\u00e9e en pesant 3 \u00e9l\u00e9ments : la finalit\u00e9 r\u00e9elle du traitement, le risque pour les personnes concern\u00e9es, le d\u00e9lai de prescription qui pourrait vous contraindre \u00e0 produire la donn\u00e9e en justice. Ce d\u00e9lai de prescription est souvent le rep\u00e8re le plus op\u00e9rationnel pour tout archivage \u00e0 vis\u00e9e probatoire, et il varie selon la nature du droit concern\u00e9.<\/span><\/li>\r\n<\/ol>\r\n

      Un dernier r\u00e9flexe, d\u00e9cisif : raisonnez par le risque sym\u00e9trique. Une dur\u00e9e se fixe en arbitrant entre deux dangers oppos\u00e9s. Conserver trop longtemps vous expose \u00e0 un manquement RGPD, \u00e0 une surface d\u2019attaque \u00e9largie en cas de fuite, et \u00e0 une sanction si un contr\u00f4leur juge la r\u00e9tention injustifi\u00e9e. Conserver trop peu vous laisse d\u00e9muni le jour o\u00f9 il faut produire une preuve, d\u00e9fendre vos droits dans un litige, ou r\u00e9pondre \u00e0 une r\u00e9clamation. La bonne dur\u00e9e est celle qui vous prot\u00e8ge des deux c\u00f4t\u00e9s \u00e0 la fois. Posez-vous la question dans les deux sens avant de trancher : que se passe-t-il si je garde cette donn\u00e9e cinq ans de trop, et que se passe-t-il si elle a disparu le jour o\u00f9 j\u2019en ai besoin ?<\/span><\/p>\r\n

      Une r\u00e8gle pour trancher les d\u00e9bats internes du type \u00ab on garde au cas o\u00f9 \u00bb : r\u00e9clamez une justification structur\u00e9e. Quelle finalit\u00e9, quel risque couvert, quelle dur\u00e9e, quel acc\u00e8s. Sans r\u00e9ponse claire aux quatre, la donn\u00e9e se supprime. Cette discipline vous \u00e9pargne les conservations ind\u00e9finies, celles qui sautent aux yeux d\u2019un contr\u00f4leur.<\/span><\/p>\r\n

      Consignez toujours le r\u00e9sultat. Une dur\u00e9e choisie sans trace \u00e9crite risque de poser probl\u00e8me lors d\u2019un contr\u00f4le la CNIL. Toute cette analyse a vocation \u00e0 nourrir votre registre des traitements, le premier document r\u00e9clam\u00e9 lors d\u2019un contr\u00f4le. Si sa construction vous semble hors de port\u00e9e en interne, c\u2019est pr\u00e9cis\u00e9ment l\u2019objet de notre accompagnement \u00e0 la <\/span>cartographie des traitements de donn\u00e9es<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\r\n

      Une fois le d\u00e9lai atteint : supprimer ou anonymiser<\/b><\/h2>\r\n

      Le d\u00e9lai expire. Deux issues possibles seulement. Vous supprimez, ou vous anonymisez. Le \u00ab on la garde encore un peu \u00bb ne figure pas dans la liste.<\/span><\/p>\r\n

      La suppression doit \u00eatre effective et irr\u00e9versible. Effacer un fichier de l\u2019interface pendant qu\u2019il subsiste dans trois sauvegardes et un export Excel sur le poste d\u2019un collaborateur, ce n\u2019est pas supprimer. Nous voyons ce demi-effacement partout.<\/span><\/p>\r\n

      L\u2019anonymisation transforme la donn\u00e9e pour rendre toute r\u00e9identification impossible. Attention au faux ami. Pseudonymiser, c\u2019est remplacer un nom par un identifiant r\u00e9versible, et ce n\u2019est pas anonymiser. Une donn\u00e9e pseudonymis\u00e9e reste une donn\u00e9e personnelle, donc soumise au RGPD. Seule une anonymisation v\u00e9ritable fait sortir l\u2019information du champ du r\u00e8glement.<\/span><\/p>\r\n

      Le versant RH m\u00e9rite une mention \u00e0 part. La sortie d\u2019un salari\u00e9 cumule les pi\u00e8ges : gel des acc\u00e8s, tri entre ce qui se d\u00e9truit et ce qui s\u2019archive, destruction s\u00e9curis\u00e9e du dossier. Nous y avons consacr\u00e9 un article entier sur la fa\u00e7on d\u2019<\/span>archiver ou supprimer les donn\u00e9es d\u2019un collaborateur qui part<\/span><\/a>, qui prolonge ce que vous lisez ici. Il s\u2019inscrit dans une probl\u00e9matique plus large, celle de la <\/span>gestion des donn\u00e9es RH au sens du RGPD<\/span><\/a>, o\u00f9 la question des dur\u00e9es croise celle des droits des salari\u00e9s.<\/span><\/p>\r\n

      Les pi\u00e8ges les plus fr\u00e9quents lors d\u2019un contr\u00f4le CNIL<\/b><\/h2>\r\n

      Les erreurs qui suivent ne sont pas des cas d\u2019\u00e9cole. Ce sont les manquements que la CNIL rel\u00e8ve le plus souvent, et chacun peut \u00e0 lui seul d\u00e9clencher une mise en demeure ou toute autre sanction.<\/span><\/p>\r\n