RGPD
êtes vous en conformité ?

Comme toute autre entité, les TPE et PME, qui collectent, stockent, utilisent des données à caractère personnel, doivent se conformer au Règlement Général de Protection des Données. 

Le RGPD bouleverse l’écosystème de tous les organismes, quelle que soit leur taille. Pour les petites et moyennes entreprises, intégrer les obligations du RGPD dans leur activité peut s’avérer un exercice bien plus complexe, par manque de temps, de connaissances ou de moyens techniques ou humains.

De cette contrainte, peut naître une opportunité de développement permettant de :

• Améliorer la gestion de votre entreprise : la mise en œuvre du RGPD est l’occasion d’analyser et de corriger les pratiques relatives au traitement des données et plus largement à l’organisation de votre entreprise. 
• Augmenter votre productivité : une meilleure gestion des données collectées, des process fluidifiés, clarifiés et sécurisés font gagner en efficacité et permettent de se développer plus sereinement. 
• Renforcer la sécurité numérique : les défaillances de sécurité, détectées lors du diagnostic et corrigées, donnent naissance à de nouvelles pratiques et permettent de sécuriser votre environnement de travail.

Rassurer et développer votre activité : véritable avantage concurrentiel, la maturité numérique véhicule une image positive, renforce la confiance des prospects et des partenaires.

Intégrer la protection des données à caractère personnel

Sensibiliser l’ensemble des équipes et prendre en compte tous les départements de l’organisation sont indispensables pour atteindre la maturité souhaitée et la maintenir. Si le vaste chantier juridique et technique qu’est la conformité au RGPD implique tous les services d’une organisation, certains départements sont davantage exposés, de par le grand volume de données traitées. Les services des Ressources humaines et Marketing concentrent à eux seuls plus de 80% des données traitées par l’entreprise.

Les Ressources humaines, doublement impactées par le RGPD

Le service RH dispose de nombreuses données personnelles et sensibles relatives aux candidats comme aux salariés. La complexité du stockage, du traitement, de la sécurité et de la suppression des données y est particulièrement élevée. Numériques ou papier, toutes les informations recueillies sont sous la responsabilité de l’entreprise. Elles doivent faire l’objet d’une protection notamment quant à la nature des données récoltées et leur durée de conservation, et ce, pour éviter tout risque de sanction ou de dégradation de l’image de marque en cas d’incident.

Le marketing, la collecte de données au service de la performance

Données personnelles et campagnes marketing sont aujourd’hui indissociables pour mieux cibler et générer plus de résultats. Emblématique de la réforme, le recueil du consentement, avant l’envoi d’offres commerciales ou de newsletters, est désormais de mise dans la plupart des cas. L’accord des personnes concernées doit relever d’un acte positif et éclairé. Cette transparence va quant à elle favoriser la relation de confiance et avec, la transmission de données personnelles.

Les équipes marketing doivent donc être en mesure de comprendre le RGPD, de l’appliquer et d’en tirer des bénéfices. Leur sensibilisation régulière aux enjeux de la protection des données et la mise en place de bonnes pratiques doit faire partie de leur quotidien. Une action marketing bien menée et respectueuse des droits et libertés des personnes permet de satisfaire durablement les utilisateurs.

Comment maintenir sa conformité ?

La maturité atteinte lors d’une mise en conformité est par nature amenée à évoluer dans le temps, à cause de plusieurs facteurs :

• les changements structurels et méthodologiques de l’organisation
• les changements d’équipe
• l’évolution du système d’information
• l’évolution potentielle des lois en matière de protection des données potentielle

 Maintenir la conformité au RGPD suppose :

• Que les manquements constatés lors du diagnostic approfondi soient corrigés avec l’aide d’un expert de la protection de données et que de nouvelles pratiques soient instaurées 
• Que le plan d’actions de conformité progressif et efficient qui a été établi, soit tenu à jour et suivi par les acteurs impliqués
• Que l’entreprise teste régulièrement son organisation et procède aux ajustements nécessaires pour maintenir la conformité
• Que l’entreprise s’appuie sur un DPO compétent, apte à évoluer en fonction des changements et des contraintes 
• Que les collaborateurs soient régulièrement sensibilisés aux évolutions technologiques, sécuritaires et réglementaires. 

Nos équipes sont quotidiennement aux côtés de petites, moyennes et grandes entités pour les épauler dans leur mise en conformité et leur permettre de continuer leur activité sereinement.