Lors de nos audits, nous constatons souvent les mêmes erreurs de non-conformité au RGPD, une information incomplète des personnes concernées incomplètes, un manque de sécurité concernant les données, une absence de politiques et procédures pour documenter la conformité et aides les collaborateurs dans la mise en application du RGPD et des mesures déployées par l’entreprise…, mais ce qui est encore plus décevant, c’est de voir ces erreurs persister même après un effort de mise en conformité.
Cet article a pour objectif de vous aider à déceler ces pièges courants et, surtout, à les corriger. Nous passerons en revue les principales erreurs de conformité que nous rencontrons et vous offrirons des solutions pour vous aider à maintenir votre conformité de façon durable et rigoureuse.
Que vous soyez à l’étape de l’implémentation ou de la vérification, les conseils qui suivent vous permettront d’aborder sereinement votre mise en conformité RGPD.
Comprendre les bases de la conformité RGPD
Avant de plonger dans les erreurs fréquentes lors de la mise en conformité au RGPD, il est essentiel de comprendre les fondements mêmes de ce règlement. Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une législation européenne entrée en place en mai 2018, visant à garantir la protection des données personnelles de tous les citoyens européens.
Son objectif est simple : offrir aux utilisateurs un contrôle renforcé sur leurs données et responsabiliser les entreprises. Cependant, malgré ses années d’existence, beaucoup d’entreprises peinent encore à respecter pleinement les dispositions de ce règlement.
Pourquoi la conformité au RGPD est-elle si cruciale ?
Une entreprise non conforme au RGPD s’expose à des risques financiers et juridiques considérables. Les sanctions peuvent atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel de l’entreprise, la sanction la plus élevée étant retenue. Ce n’est pas seulement une question d’argent : il y a aussi l’impact négatif sur la réputation de l’entreprise, la perte de confiance des clients, et même des actions pénales.
Le RGPD ne doit donc pas être vu comme une simple contrainte administrative, mais bien comme un levier stratégique pour sécuriser son activité et renforcer la relation de confiance avec ses clients, partenaires et collaborateurs.
Les erreurs fréquentes lors de la mise en conformité au RGPD
-
Ne pas nommer de Délégué à la Protection des Données (DPO)
L’une des erreurs fréquente observées est l’absence de désignation d’un DPO/DPD (Data Protection Officer/Déléguée à la Protection des Données) pourtant obligatoire pour certaines entreprises. Selon l’article 37 du RGPD, les organisations traitant régulièrement de grandes quantités de données sensibles ou publiques doivent nommer un DPO. Ce dernier joue un rôle clé en veillant à la conformité continue au règlement. Lorsque cela n’est pas obligatoire, nous conseillons toutefois de désigner un référent à la protection des données ce qui permettra à l’organisation d’encadrer sa démarche.
Bon à savoir : Une entreprise ayant désigné un DPO, démontre une volonté proactive de se conformer.
-
Collecter des données sans obtenir un consentement explicite
Le RGPD insiste sur la nécessité d’obtenir un consentement clair et explicite des utilisateurs avant de traiter leurs données. L’article 7 du règlement est formel : le consentement ne doit pas être implicite ni présupposé. Nous constatons fréquemment que les entreprises collectent un consentement pour des finalités complètement différentes ce qui est à proscrire.
Exemple concret : Une société de e-commerce française a récemment été sanctionnée pour avoir continué à envoyer des newsletters sans consentement explicite. Une simple modification de son formulaire aurait pu éviter cette amende.
-
Manque de transparence dans l’utilisation des données
Le RGPD impose une transparence totale envers les utilisateurs concernant la façon dont leurs données sont utilisées. Il est fréquent de voir des sites web omettre de fournir une information claire et compréhensible aux utilisateurs. Le non-respect de cet impératif, régulé par l’article 12 du RGPD, est une erreur qui peut vite coûter cher.
Bon à savoir : Assurez-vous que votre politique de confidentialité est rédigée en des termes accessibles, sans jargon juridique, et qu’elle est facilement consultable.
-
Ne pas sécuriser suffisamment les données
La sécurité des données est un pilier fondamental du RGPD (article 32). Or, beaucoup d’entreprises ne mettent pas en place de mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des données qu’elles traitent. Pire encore, certaines ignorent complètement la nécessité de sécuriser leurs bases de données, augmentant ainsi le risque de fuite et/ou de vol de données.
Données chiffrées : En 2023, le coût moyen d’une violation de données s’élevait à 4,45 millions d’euros, selon une étude d’IBM.
-
Ne pas respecter les droits des utilisateurs
Les articles 15 à 20 du RGPD garantissent des droits spécifiques aux individus, comme le droit d’accès, de rectification et d’effacement de leurs données. Ne pas respecter ces droits est une erreur fréquente et constitue une violation grave du règlement. Les entreprises omettent souvent de mettre en place une procédure de gestion des demandes d’exercice de droit. Pire encore, certaines ne se donnent même pas la peine de les traiter conformément à leurs obligations légales.
Exemple pratique : En 2022, une entreprise de services en ligne a été condamnée à une lourde amende pour avoir ignoré des demandes d’effacement de données de la part de plusieurs utilisateurs.
-
Ignorer l’obligation de notification en cas de violation de données
Le RGPD impose aux entreprises de notifier toute violation de données personnelles à l’autorité compétente (en France, la CNIL) dans un délai de 72 heures. Ne pas respecter ce délai peut aggraver les sanctions en cas de contrôle. Trop souvent, les entreprises négligent cette obligation ou tentent de dissimuler la violation, ce qui peut entraîner des amendes plus sévères.
Bon à savoir : Un processus de réponse aux incidents bien structuré et impliquant toutes les parties prenantes permet de réagir rapidement et efficacement, réduisant ainsi les impacts et les risques de non-conformité.
-
Oublier de documenter les traitements de données
L’article 30 du RGPD dispose que chaque entreprise ayant des traitements récurrents ou dépassant un certain effectif mettent en place un registre des traitements de données. Cependant, cette exigence est souvent ignorée, surtout par les petites entreprises, qui ne voient pas l’utilité de documenter en détail chaque processus. Un registre des traitements bien tenu est pourtant crucial pour démontrer la conformité lors d’un contrôle.
Conseil pratique : Adoptez une méthodologie claire pour la tenue de votre registre, en détaillant les catégories de données traitées, les finalités, les transferts, les bases légales, et les mesures de sécurité mises en place.
-
Mauvais encadrement des relations contractuelles
De nombreuses entreprises confient des traitements de données personnelles à des sous-traitants sans mettre en place des mesures d’encadrement essentielles ni même vérifier leur conformité au RGPD. Or, le règlement impose aux responsables de traitement de s’assurer que leurs sous-traitants respectent également les exigences du RGPD (article 28). Un mauvais encadrement de ses relations contractuelles et une mauvaise gestion des sous-traitants peut exposer une entreprise en cas d’incident et le cas-échant déclencher des sanctions.
Exemple concret : Veillez à inclure des clauses de traitement des données, d’audit dans vos contrats de sous-traitance et à obtenir des garanties suffisantes quant à la conformité de vos partenaires.
-
Ne pas effectuer d’analyses d’impact (PIA) pour les traitements à risque
Le RGPD exige la réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données (PIA) pour tout traitement susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées (article 35). Beaucoup d’entreprises ne prennent pas cette exigence au sérieux et négligent de réaliser des PIA, même lorsque les traitements impliquent des données sensibles.
Bon à savoir : Une PIA bien menée permet d’anticiper les risques et de mettre en place des mesures de protection adéquates.
-
Utiliser des solutions techniques non conformes (ex : inexistence de profils d’habilitations)
Trop souvent, lors de la mise en place d’un nouvel outil, les entreprises réfléchissent praticité et négligent les aspects sécuritaires et le cas-échant réglementaires. Un outil qui ne permet pas d’avoir une gestion fine des habilitations, qui ne permet pas de supprimer des données qui ne sont plus nécessaires à l’entreprise est un outil risqué même s’il répond parfaitement aux autres besoins de l’entreprise.
Conseil pratique : Privilégiez des solutions techniques respectueuses de la vie privée et conformes au RGPD et de vos obligations en matière de sécurité.
Comment éviter les erreurs de conformité au RGPD ?
Mettre en place une stratégie de conformité globale
La conformité au RGPD n’est pas un projet ponctuel mais un processus continu. Il est crucial de réaliser un audit complet de vos pratiques et de définir une stratégie de mise en conformité adaptée. Cela inclut la cartographie des traitements de données pendant toute leur existence, la révision des politiques et procédures déployées et l’accompagnement régulier des équipes dans le déploiement et le respect des bonnes pratiques.
Sensibiliser et former vos collaborateurs
Une bonne partie des erreurs de conformité découle d’une mauvaise compréhension des règles du RGPD par les employés. Assurez-vous que tous les collaborateurs soient bien formés sur les principes déployés au sein de votre organisation.
Utiliser des outils dont la conformité est éprouvée
Choisir les bons outils est essentiel pour automatiser et sécuriser la gestion des données. Privilégiez des solutions conformes au RGPD. Cela permet de minimiser les risques de failles de sécurité et de non-respect des obligations.
Effectuer des analyses d’impact régulièrement
Les analyses d’impact sur la protection des données (PIA) vous permettent de détecter les risques potentiels et de les traiter avant qu’ils ne deviennent des violations. Cette démarche proactive est non seulement exigée par le RGPD pour les traitements à risque, mais elle assure aussi une protection renforcée de vos données.
Conclusion
Le respect du RGPD ne se limite pas à éviter des sanctions ; il est essentiel pour protéger la réputation de votre entreprise et renforcer la confiance de vos clients, partenaires et collaborateurs. En suivant ces recommandations, vous réduirez significativement les risques de non-conformité et assurerez une gestion des données transparente et sécurisée. La mise en conformité au RGPD est un investissement stratégique qui assure la pérennité de votre entreprise dans un environnement où les exigences de protection des données sont de plus en plus élevées.
Prêt à renforcer votre conformité RGPD ? Contactez-nous pour un audit personnalisé et découvrez comment sécuriser vos données de manière optimale.
