Avez-vous déjà envisagé les conséquences d’une intrusion non autorisée dans vos locaux sur la confidentialité des données personnelles et stratégiques dont vous disposez ? Dans un environnement où la protection des données détenues par les entreprises est primordiale, comment assurer la conformité de votre entreprise aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en matière de sécurité physique ?
Il est essentiel de comprendre les obligations légales et d’évaluer les risques liés aux accès physiques pour protéger efficacement les données de vos clients et collaborateurs.
Comprendre les exigences du RGPD en matière de sécurité des données
Le RGPD impose aux responsables de traitement de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Cela inclut notamment la protection contre les accès non autorisés aux locaux où sont traités ou stockés des données personnelles. L’article 32 du RGPD souligne l’importance de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données. Ainsi, la sécurisation des accès physiques est une des composantes essentielles de la conformité au RGPD.
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Évaluation des risques liés aux accès physiques
Pour assurer une protection efficace, il est crucial d’identifier et d’évaluer les risques associés aux accès physiques. Cette démarche comprend :
A. Analyse des menaces potentielles
Évaluer les risques d’intrusion non autorisée au sein des locaux dont pourrait découler un accès illégitime aux Systèmes d’Information, ainsi que les risques de vol, de perte, d’accès non autorisés aux documents et équipements informatiques contenant des données personnelles.
B. Identification des zones sensibles
Tous les documents de l’entreprise peuvent potentiellement contenir des données à caractère personnel et/ou des données stratégiques pour cette dernière. Toutefois certaines de ces données peuvent être plus sensibles que d’autres (en fonction des services, de la typologie des données…) et doivent donc faire l’objet de mesures complémentaires (ex : limiter l’accès aux locaux serveurs, archives et services stratégiques à un nombre restreint de personnes).
Mesures techniques pour sécuriser les accès aux locaux
La sécurisation des locaux ne passe pas uniquement par des solutions techniques, bien qu’elles soient essentielles. Nous allons tâcher dans cette première partie de vous présenter quelques solutions qui ont fait leurs preuves :
A. Contrôle d’accès électronique
L’utilisation de dispositifs de contrôle d’accès, tels que les badges nominatifs ou les cartes à puce, doit permettre de restreindre l’accès aux seules personnes autorisées. Ces dispositifs offrent une traçabilité des entrées et sorties, facilitant ainsi la gestion des accès.
B. Claviers à code
Les claviers à code permettent aux utilisateurs autorisés de saisir un code d’accès personnel pour déverrouiller l’entrée, éliminant ainsi la nécessité de badges ou de cartes. Cette méthode offre une solution simple, mais robuste, grâce à une configuration complexe des codes d’accès. Toutefois, il est essentiel de modifier régulièrement les codes et/ou dès que cela est nécessaire (ex : départ litigieux d’un collaborateur, divulgation non autorisée du code…).
C. Lecteurs biométriques
Les lecteurs biométriques, qui utilisent des caractéristiques propres à chaque individu comme l’empreinte digitale, constituent une solution d’identification sécurisée. Ils offrent un niveau de sécurité élevé en s’appuyant sur des identifiants biométriques infalsifiables, garantissant une protection optimale contre les accès non autorisés.
Cependant, il est important de rappeler que l’utilisation de ce type de dispositif nécessite la mise en place d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).
D. Systèmes de surveillance vidéo
L’installation de caméras de surveillance aux points d’accès stratégiques permet de dissuader les intrusions et de surveiller les activités suspectes. Il est important de s’assurer que ces dispositifs soient conformes aux règlementations en vigueur, notamment en informant les personnes concernées de leur présence et en respectant un certain délai de conservation des images captées.
E. Serrures connectées
Les serrures connectées remplacent les clés physiques par des clés virtuelles, offrant une gestion plus fine et flexible des permissions d’entrée. Elles éliminent ainsi les problèmes liés à la perte ou au vol de clés physiques, avec une modification rapide des autorisations, sans changement de la serrure.
Mesures organisationnelles et bonnes pratiques
Au-delà des solutions technologiques, des mesures organisationnelles sont indispensables pour renforcer la sécurité des accès aux locaux :
Sensibilisation et formation du personnel
Les mesures techniques à elles seules sont malheureusement insuffisantes, c’est pour cela qu’il est essentiel de rappeler régulièrement aux collaborateurs les bonnes pratiques d’accueil et d’accompagnement des visiteurs (ex : ne jamais laisser entrer quelqu’un derrière soi, accompagner les visiteurs à l’arrivée, au départ et potentiellement durant les déplacements internes), ainsi que les procédures à suivre en cas d’incident. Une équipe bien formée est la première ligne de défense contre les violations de sécurité.
Politiques internes de sécurité
Les politiques internes de sécurité doivent être claires, complètes et proportionnées aux risques liés à l’accès aux données et aux systèmes d’information.
Voici une liste de mesures simples à adopter :
- Port d’un badge employé ou visiteur permettant une identification simple de la personne.
- Réexaminer régulièrement les permissions d’accès aux zones sécurisées, notamment en cas de changement de poste ou de départ d’un collaborateur, et les supprimer si elles ne sont plus justifiées.
Gestion des visiteurs
Mettre en place un système d’enregistrement des visiteurs est une mesure clé pour contrôler et limiter l’accès illégitime aux locaux. Ce système doit inclure la délivrance de badges temporaires valides uniquement pendant la durée de la visite, et l’accompagnement obligatoire des visiteurs (à l’arrivée, au départ et pendant les déplacements internes). Les données collectées dans le cadre de ce dispositif (nom, date et heure de visite, identité de l’hôte) doivent être conservées pour permettre à l’entreprise, en cas d’incident, de retrouver des traces. Néanmoins, leur conservation ne doit en aucun cas excéder la durée nécessaire aux finalités poursuivies (ex : 12 mois) et les informations ne doivent être accessibles qu’aux personnels en charge de la sécurité et/ou de l’accueil.
Audits réguliers de sécurité
Effectuer des audits périodiques pour évaluer l’efficacité des mesures en place et identifier les éventuelles failles. Ces audits de conformité RGPD permettent d’ajuster les protocoles et de renforcer la sécurité en continu. Ils doivent faire l’objet d’une traçabilité (ex : consignation sur un tableau dédié).
Comment un DPO externe peut-il vous accompagner dans l’évaluation de la sécurité de vos locaux ?
Le DPO externe réalise un audit complet des installations, examine les protocoles d’accès, analyse les systèmes de surveillance et évalue les procédures internes. Il identifie les lacunes et propose des mesures correctives pour aligner les pratiques sur les exigences du RGPD.
Est-il autorisé de conserver une copie de la carte d’identité des visiteurs ?
Non, il est strictement interdit de conserver une copie de la carte nationale d’identité des visiteurs, à moins que vous soyez un site classifié défense. Seules les informations nécessaires à l’identification temporaire doivent être collectées et devront être supprimées une fois l’objectif atteint.
Comment assurer la sécurité des locaux hébergeant des serveurs contenant des données personnelles ?
Les locaux abritant des serveurs doivent être équipés de dispositifs de contrôle d’accès, le cas échéant de surveillance vidéo, de systèmes de détection d’incendie et d’intrusion, surélévation contre d’éventuelles inondations, redondance d’alimentation électrique et/ou de climatisation, etc.) et de procédures d’accès restreint aux personnes autorisées uniquement.
