Et si le RGPD était votre allié stratégique en matière de prospection ? Loin d’être une contrainte, il booste la confiance, permet de qualifier les leads et protège votre réputation.
Découvrez comment allier performance et conformité.
La distinction entre prospection B2B et B2C au regard du RGPD
La nature de votre activité commerciale détermine le cadre réglementaire applicable à vos actions de prospection. Les exigences varient entre la prospection auprès des particuliers (B2C) et celle auprès des professionnels (B2B).
Règles spécifiques pour la prospection B2C
Pour la prospection auprès des particuliers, le RGPD et la loi Informatique et Libertés imposent l’obtention préalable d’un consentement explicite avant tout envoi de communication commerciale. Selon l’article 7 du RGPD, ce consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. En pratique, cela signifie que :
- La personne doit effectuer une action positive (ex : case à cocher et non case pré cochée).
- L’information sur les finalités poursuivies doit être claire et accessible.
- Le consentement doit porter spécifiquement sur la réception de communications commerciales.
- Le prospect doit pouvoir retirer son consentement facilement.
2 exceptions permettent la prospection B2C sans consentement préalable :
Client existant : si le destinataire est déjà client pour des produits ou services analogues.
Message non commercial : pour des communications caritatives ou politiques, la prospection peut reposer sur l’intérêt légitime. Dans ce cas, informez clairement la personne dès la collecte et offrez-lui une possibilité immédiate et facile de s’y opposer (opt-out).
Peu importe les cas cités précédemment, il impératif de permettre aux personnes de se désabonner des communications qui leurs sont adressées.
Comment prouver le consentement en cas de contrôle ?
En cas de contrôle, il est essentiel pour le responsable de traitement de pouvoir démontrer la conformité des consentements collectés aux obligations qui lui incombent. Pour cela, vous devez conserver une trace du consentement obtenu, en documentant : la date, l’heure, le contexte de collecte, le contenu exact des informations fournies, et la méthode utilisée pour recueillir ce consentement. La journalisation de tous ces aspects fait partie des bonnes pratiques que nous recommandons.
Cadre assoupli pour la prospection B2B
Dans le cadre des relations entre professionnels, les règles s’assouplissent légèrement. Vous pouvez contacter un professionnel sur son adresse professionnelle sans consentement préalable, à condition que :
- L’objet de la prospection soit en rapport avec les fonctions de la personne dans l’entreprise.
- Un mécanisme simple de désabonnement soit proposé.
- Les coordonnées aient été collectées de manière légale et transparente.
Cette différence s’explique par la reconnaissance d’un « intérêt légitime » à prospecter dans un contexte professionnel, tout en préservant les droits fondamentaux des personnes concernées.
Qu’est-ce qu’un emailing respectueux du cadre légal (RGPD, LIL…) ?
Par emailing respectueux du cadre légal, nous entendons un message qui respecte les principes fondamentaux du RGPD, de la loi informatique et libertés, du code des postes et communication, de la collecte des données au respect des droits des personnes concernées.
Il est important de distinguer les communications ayant un caractère commercial, de celles qui sont destinées à répondre à des besoins de l’utilisateur qu’ils soient en lien avec son contrat ou la sécurité de son espace personnel par exemple. Dès lors qu’il s’agit de communication de type prospection commerciale, il est nécessaire de respecter certains points clés tels que :
Une identification claire de l’expéditeur
Chaque courriel commercial doit permettre d’identifier sans ambiguïté son expéditeur. Le responsable de traitement doit, à minima, indiquer sur toutes ses communications sa dénomination sociale ainsi que les informations relatives à son immatriculation, son siège social et ses coordonnées postales.
La transparence dans l’objet du mail à caractère commercial
L’objet du courriel doit refléter clairement son contenu et indiquer sa nature commerciale. Les pratiques trompeuses visant à masquer cette nature sont formellement proscrites.
Le respect des droits des personnes via un mécanisme de désabonnement.
Chaque message doit permettre au destinataire de s’opposer à la réception des communications de type commercial envoyées par l’expéditeur. Pour ce faire, le mécanisme d’opposition se doit d’être visible, simple d’accès et fonctionnel. Dans l’hypothèse où l’entreprise n’utilise pas un mécanisme lui permettant d’ajouter un bouton de désinscription, elle doit envisager un autre moyen, simple pour le destinataire (ex : adresse permettant aux destinataires d’envoyer sa demande de retrait des listes).
Et si la bonne gestion des données était un atout pour les entreprises ?
Au-delà d’une obligation, identifier précisément les données collectées et utilisées dans le cadre des traitements qu’elles mettent en place est un atout non-négligeable pour les entreprises. Le travail de cartographie permet entre autres de :
- Visualiser les flux de données au sein de l’organisation et entre votre organisation et des tiers.
- Identifier les données personnelles traitées par les différents services de l’entreprise.
- Repérer les traitements de données à risque.
- Bénéficier d’une vision d’ensemble pour une meilleure gestion des incidents et en particulier les violations de données.
- Répondre efficacement aux différentes demandes de droits introduites par les personnes concernées.
Limitation de la collecte aux données essentielles
Le principe de minimisation, est un des grands principes du RGPD. Entre autres, Il impose aux entreprises de collecter uniquement les informations nécessaires aux finalités poursuivies. Plusieurs avantages découlent de ce principe notamment :
- La réduction des risques en cas de violation de données.
- L’amélioration de la qualité de vos bases de données.
- Le respect de certaines obligations relatives à la suppression des données qui n’ont plus lieu d’être au sein de l’entreprise.
- Renforcement du respect de la vie privée de vos clients et prospects.
Processus de mise à jour régulière
Une base de données n’est jamais figée. Les informations évoluent, les consentements expirent, les personnes exercent leurs droits. Pour maintenir la conformité dans la durée, vous devez établir :
- Des procédures de vérification périodique de l’exactitude des données (ex : KYC).
- Des mécanismes de suppression automatique au terme des délais légaux de conservation.
Durée de conservation des données de prospection
Comme tout traitement de données à caractère personnel, il est important pour l’entreprise de mettre en place des durées de conservations adaptées aux finalités poursuivies. Retrouvez le guide pratique de la CNIL. Toutefois, la durée de conservation n’est pas toujours fixée par un texte. Il appartient alors au responsable de traitement de la déterminer en fonction de ses besoins et en prenant en compte toutes les éventualités possibles (ex : contentieux).
Mise en œuvre d’une politique d’archivage des données
Afin de veiller aux obligations légales et en particulier au respect du « cycle de vie de donnée », le responsable de traitement doit implémenter des mécanismes concrets. A titre d’exemple, l’entreprise peut mettre en place :
- Un référentiel des durées de conservation prenant en compte toutes ses activités.
- Une politique de gestion des archives indiquant clairement le cycle de vie de la donnée (base active, base intermédiaire, archive).
- Une traçabilité des données détruites au terme des campagnes.
Constituer et maintenir une base de données saine
Une base de données client et prospects de qualité représente un actif stratégique pour votre entreprise. Sa conformité aux dispositions du RGPD garantit sa pérennité et sa valeur. Pour qu’une base de données soit considérée comme saine, il est essentiel que cette dernière ne comprenne pas de doublons, que les éléments relatifs aux clients et prospects soient complétés correctement par les équipes, que les données, dont les délais de conservations dépassés, soient supprimées…
L’accompagnement Nouvel Horizon Conseil pour une prospection conforme et performante
Chez Nouvel Horizon Conseil, nous considérons le RGPD comme une opportunité de repenser et d’optimiser vos pratiques commerciales.
Notre équipe de DPO vous accompagne à chaque étape de votre mise en conformité :
- Audit complet de vos pratiques actuelles de prospection.
- Cartographie des données et des traitements.
- Élaboration de procédures conformes et efficaces.
- Formation de vos équipes commerciales et marketing.
- Mise en place d’outils adaptés à vos besoins.
Comme nous le précisons dans notre approche, l’organisation entière de l’entreprise est passée au crible. L’objectif est d’en maîtriser le fonctionnement et d’apporter ainsi une solution adaptée et sur mesure.
Ne laissez pas les exigences réglementaires freiner votre croissance.
Transformez-les en avantage concurrentiel grâce à un accompagnement sur mesure.
