Besoin d’un DPO externe à Paris pour la mise en conformité de votre entreprise au RGPD ? Le cabinet Nouvel Horizon Conseil d’audit RGPD, de conseil et d’accompagnement spécialisé vous propose ses services. Avec en son sein des experts certifiés, notre cabinet met à la disposition des administrations et des PME/PTE ses compétences en matière de conformité au RGPD.
Pour faciliter la mise en conformité de votre entreprise au corpus juridique encadrant le traitement des données personnelles, nous vous fournissons notre expertise et faisons office de point de contact auprès de vos collaborateurs, clients et la CNIL en cas de contrôle. Nous menons pour le compte de votre entité toutes les missions de délégué de la protection des données externalisé afin de relever les défis réglementaires en matière de protection des données liés à votre activité.
Que faut-il entendre par DPO externe ?
Un Data Protection Officer externe (DPO externe) est un professionnel de la protection des données dont l’expertise concourt à conformer une entité publique ou une entreprise au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Il accomplit ses missions, en toute indépendance, au profit de la structure qui sollicite son intervention.
De façon concrète, le rôle du DPO externe consiste en un accompagnement dans une démarche de mise en conformité au RGPD, mais il peut s’étendre à d’autres types de missions. Dans la plupart des cas, il endosse le rôle de chef d’orchestre pour coordonner toutes les actions à mettre en place pour atteindre le degré de conformité attendue par l’organisation et imposé par le règlement.
Quid de l’obligation pour les PME/TPE et les administrations de désigner un DPO ?
En vigueur depuis le 25 mai 2018, le RGPD préconise la désignation d’un délégué à la protection des données dans certains cas de figure. Cette obligation incombe aux organismes publics, comme les mairies, et dans certains cas aux entreprises dont l’activité requiert le traitement à grande échelle de données à caractère personnel par exemple.
Le DPO œuvre pour que l’activité de son client respecte les exigences imposées par le règlement. De façon générale, un grand nombre d’entreprises, désigne un DPO externe pour gagner du temps et éviter d’avoir à gérer, en interne, certains sujets que les collaborateurs du Responsable de traitement ne maîtrisent pas.
Nouvel Horizon Conseil met en œuvre toute son expertise pour conformer votre entreprise aux dispositions du RGPD et vous permettre ainsi de continuer à vous concentrer sur vos activités en toute sérénité.
Désigner un DPO externe : les avantages
Pour toutes les entreprises et les administrations concernées par des traitements de données selon les dispositions des articles 9 et 10 du RGPD, se faire accompagner d’un DPO externe s’avère important. En effet, pour répondre aux exigences du règlement, ces organismes ont besoin de l’assistance d’un expert RGPD. Celui-ci dispose des compétences techniques et de l’expérience nécessaire pour les conseiller et pour les aider à réussir leur mise en conformité. Cette expérience et ces compétences, nos DPO les possèdent.
Vos avantages en désignant un DPO externe résident de ce fait dans les différentes actions que celui-ci peut mettre en œuvre au profit de votre organisme, à titre d’exemple :
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Effectuer le diagnostic de conformité au RGPD de votre entreprise ;
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Sensibiliser les acteurs de votre entité aux bonnes pratiques ;
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Veiller au respect de l’ensemble des indications du RGPD relatives à l’utilisation des données ;
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Prendre en charge les demandes d’exercice de droit introduites par les personnes concernées ;
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Contrôler les sous-traitants auxquels vous faites appel ;
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Conduire une analyse d’impact liée à la protection des données.
En dehors de ces avantages dont vous bénéficiez grâce à l’exercice de ses compétences, le DPO externe se présente comme une réponse plus flexible. Il offre une expertise à part entière sans que vous ayez besoin de créer un nouveau poste au sein de votre entreprise. L’indépendance de votre DPO externe constitue également un atout majeur dans le respect des exigences du RGPD. De fait, cela éloigne les possibilités de conflits d’intérêts et garantit un certain niveau de confidentialité.
L’expertise de nos DPO externes à votre service
Nouvel Horizon Conseil est un cabinet de conseil et d’audit RGPD basé à Paris qui offre son accompagnement aux PME/TPE et aux administrations publiques qui souhaitent se mettre en conformité au RGPD. Nous procédons par un premier diagnostic de votre conformité au RGPD au moyen d’un audit, puis nous mettons en œuvre un plan d’action adéquat. Nos DPO externes peuvent intervenir à Paris et partout en France pour répondre à tous vos besoins en matière de conformité au RGPD. Afin d’en savoir plus sur notre offre d’accompagnement, contactez-nous.
Qu’est‑ce qu’un DPO externe et en quoi diffère‑t‑il d’un DPO interne ?
Un DPO externe est un délégué à la protection des données externe à l’organisme missionné sur la base d’un contrat. Il n’est pas salarié et intervient de façon indépendante, ce qui permet d’éviter les conflits d’intérêts. Plusieurs études récentes ont permis de démontrer que l’externalisation de la mission de DPO peut considérablement réduire les coûts de fonctionnement de l’entreprise. Son expertise multidisciplinaire (juridique, IT, organisationnelle) peut également apporter à l’entreprise un avis sur de nombreuses thématiques, contrairement à un DPO interne souvent spécialisé uniquement dans le domaine de l’entreprise pour laquelle il travaille.
Dans quels cas la désignation d’un DPO est‑elle obligatoire ou fortement recommandée ?
La désignation d’un DPO est obligatoire dans les cas prévus à l’article 37 du RGPD :
- lorsque le traitement est effectué par une autorité publique ou un organisme public (sauf les juridictions dans l’exercice de leurs fonctions) ;
- lorsque les activités de base de l’organisme consistent en des opérations de traitement qui exigent un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle (ex : entreprises de télécoms, banques, assurances, plateformes en ligne, etc.) ;
- lorsque les activités de base consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données sensibles (santé, données biométriques, origine ethnique, opinions politiques, etc.) ou de données relatives aux infractions pénales.
En dehors de ces cas d’obligation, la désignation d’un DPO externe est fortement recommandée :
- pour les structures qui n’ont pas les ressources internes ou la neutralité suffisante pour assumer la fonction (ex. risque de conflit d’intérêts si le responsable IT ou juridique est aussi DPO) ;
- pour les PME, associations, collectivités locales ou organismes de taille moyenne qui réalisent des traitements significatifs ;
- lorsqu’une expertise spécialisée et pluridisciplinaire (juridique, technique, organisationnelle) est nécessaire, mais difficile à maintenir en interne.
Quelles sont les missions clés confiées à un DPO externe ?
Bien que les missions d’un DPO soient définies par les dispositions de l’art 39 du RGPD, ces dernières peuvent varier selon les compétences. Un DPO doit nécessairement savoir auditer la conformité RGPD, piloter les analyses d’impact (PIA), réaliser les inventaires de traitement des données, informer et sensibiliser les collaborateurs, élaborer et mettre à jour des procédures et politiques internes, accompagner le développement de nouveaux projets, contrôler et suivre la conformité et assurer la relation avec les autorités de contrôles.
Quels avantages concrets une PME obtient‑elle en externalisant la fonction DPO ?
Externaliser la fonction de DPO permet à une organisation de réaliser des économies significatives. Là où un DPO interne représente un coût annuel potentiellement élevé (salaire, charges sociales, formation, outils de veille), le DPO externalisé propose généralement un forfait proportionné aux besoins réels de l’organisation et en fonction de sa taille. De plus, son indépendance garantit une vision objective et neutre, sans conflit d’intérêts avec les décisions opérationnelles de l’organisation. Il peut également apporter une expertise plus large issue de son expérience auprès de plusieurs structures.
Comment s’organise la collaboration quotidienne avec un DPO externalisé ?
La collaboration quotidienne avec un DPO externalisé s’organise généralement autour d’une organisation adaptée à la structure accompagnée. Au démarrage les parties définissent des contacts et le cas échéant un binôme au DPO externe, une feuille de route claire, des points réguliers en fonction des besoins (distanciel ou présentiel), afin d’assurer un suivi adapté aux besoins de l’organisation tout en restant flexible.
Quelles garanties de compétence et de responsabilité doit offrir un DPO externe ?
- Compétence démontrable : le DPO externe doit cumuler savoir-faire juridique, technique et gestion de projet ; 89 % des professionnels interrogés en 2020 (source) estiment que cette fonction constitue un métier à part entière et structuré.
- Indépendance absolue : il ne reçoit aucune instruction sur la manière d’exercer ses missions et doit pouvoir rendre compte directement à la direction, afin d’éviter tout conflit d’intérêts
- Responsabilité contractuelle encadrée : en cas de faute, le DPO externe peut voir sa responsabilité civile engagée ; le contrat doit donc prévoir une assurance RC Pro dédiée ainsi qu’une clause de secret professionnel
Peut‑on mutualiser un DPO externe entre plusieurs sociétés ?
Oui : la mutualisation est permise par le RGPD si chaque entité partage des problématiques proches et si le DPO dispose des ressources nécessaires pour honorer ses missions sans conflit d’intérêts. Cette approche dilue les coûts et centralise les bonnes pratiques.
Comment choisir le bon DPO externe à Paris pour mon secteur d’activité ?
Évaluez la maîtrise sectorielle au regard des activités de l’organisme (assurance, collectivités, santé, écoles, retail, public, etc.), les engagements en matière de disponibilité, l’expérience avérée dans la gestion de la conformité et la capacité à proposer des prestations modulaires (audit, formation, veille).
Il est essentiel de privilégier un DPO externe disposant d’une expertise avérée et de compétences pluridisciplinaires (juridique, technique et organisationnelle). Il doit pouvoir fournir des références solides et maîtriser les spécificités locales. La disponibilité, la réactivité et la pédagogie du DPO sont également cruciales pour garantir une collaboration efficace et une conformité durable de l’organisation au RGPD.
